Bytte regnskapsfører

Å bytte regnskapsfører er sjelden så dramatisk som mange tror. Det som avgjør om overgangen blir ryddig, er ikke først og fremst oppsigelsen, men hvor godt du har kontroll på bilag, frister, tilganger og ansvar i overgangsperioden.

Denne guiden er laget for bedrifter som vil forstå prosessen før de tar kontakt med nytt byrå.

Når er det faktisk på tide å bytte?

Noen tegn går igjen:

regnskapet er for lite oppdatert til å være nyttig i hverdagen
du må purre for å få svar på vanlige spørsmål
det oppstår feil i lønn, MVA eller avstemming flere ganger
du får lite innsikt i hva som er inkludert og hva som blir ekstraarbeid
samarbeidet føles tungt, selv om systemet egentlig fungerer fint

Hvis du kjenner igjen flere av disse punktene, er det ofte samarbeidsformen som er problemet, ikke nødvendigvis programvaren.

Dette bør være klart før du bytter

Område	Det du bør ha oversikt over	Hvorfor det betyr noe
Bilag	Hvor dokumentasjonen ligger og hvem som har tilgang	Ny regnskapsfører må kunne følge historikken
Rapportering	Status på MVA, lønn, skattemelding og årsoppgjør	Reduserer risikoen for at frister faller mellom to stoler
Fullmakter	Altinn, bank og eventuelle integrasjoner	Gjør oppstarten raskere
Åpne poster	Kunder, leverandører, lønn og periodiseringer	Hindrer at feil blir videreført
Ansvar	Hvem som avslutter inneværende periode og hvem som overtar neste	Gir mindre forvirring i oppstarten

En enkel rekkefølge som fungerer

Avklar hva dagens regnskapsfører skal ferdigstille.
Samle bilag, rapporter og tilganger på ett sted.
Bestem oppstartsdato for ny samarbeidspartner.
Gå gjennom lønn, MVA og andre åpne frister i god tid.
Avklar rapportering, kontaktperson og oppfølging fra første måned.

Denne typen struktur gjør at du kan bytte uten at hele økonomiflyten stopper opp.

Må du bytte system samtidig?

Nei, ofte ikke. Mange bedrifter tror de må ta et stort teknisk løft samtidig som de bytter byrå, men det er ofte mer fornuftig å starte med selve samarbeidet. Hvis dagens system dekker behovene deres, kan et bedre regnskapsbyrå være nok til å få hverdagen til å fungere langt bedre.

Hvis du fortsatt vurderer alternativene, bør du lese Finn regnskapsfører og Hva koster regnskapsfører? .

Spørsmål du bør stille før du bestemmer deg

Hvem blir fast kontaktperson?
Hvor ofte oppdateres regnskapet?
Hvordan følger dere opp lønn, MVA og årsoppgjør?
Kan dere jobbe i systemet vi allerede bruker?
Hvordan ser de første ukene ut etter oppstart?

Gode svar på disse spørsmålene sier ofte mer enn en generell salgspresentasjon.

Neste steg

Hvis du vurderer bytte nå, er det smart å kombinere denne guiden med Når trenger du regnskapshjelp? . Da blir det lettere å beskrive hva den nye regnskapsføreren faktisk må gjøre bedre enn dagens løsning.

Vanlige spørsmål om å bytte regnskapsfører

Er det vanskelig å bytte regnskapsfører?
Det trenger ikke være vanskelig hvis bilag, frister, tilganger og ansvar er avklart før overgangen starter.

Når bør jeg bytte regnskapsfører?
Det kan være riktig å bytte når regnskapet henger etter, du må purre ofte, pris og ansvar er uklart, eller samarbeidet ikke gir nok oversikt.

Må jeg bytte regnskapssystem samtidig?
Ikke alltid. Hvis systemet fungerer, kan det være nok å bytte til et byrå som følger bedre opp og jobber tydeligere.